拝啓、スミス様
Dear
Mr. Smith:
5月20日より6月2日まで米国へ出張することになりました。
I am
writing to let you know that I will be in the United States from May 20 to June
2.
できましたら5月25日から28日までのあいだで一度御社を訪問したいと思っています。
If it
is possible, I would like to visit your company sometime between May 25 and 28.
目的は来年の生産計画について話し合うことです。
The
purpose of the visit is to discuss our production planning for next year.
ご都合がよろしい日をお知らせいただけないでしょうか?
Could
you tell me which day would be most convenient for you?
ご連絡をお待ち申し上げつつ、近くお目にかかれるのを楽しみにしています。
I hope
we will be able to meet and I look forward to hearing from you soon.
敬具
Yours sincerely,